Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018. Viimeisin muutos 12.6.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Kerimäen Mieslaulajat r.y., Joensuuntie 111, 58410 HAAPAKALLIO

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Aki Härkönen, aki.harkonen1965@gmail.com, 050 340 5913

3. Rekisterin nimi tai muu vastaava kuvaus

Yhdistyksen palautetietorekisteri (kotisivujemme rekisteri, mihin Kerimäen mieslaulajien yleisö tms. voi jättää palautteen konsertista, kotisivuista tai muista vastaavista asioista).

Yhdistyksen esiintymispyyntörekisteri (kotisivujemme rekisteri, mihin kuka tahansa voi halutessaan jättää esiintymispyynnön).

Yhdistyksen levyjen tai muiden vastaavien myyntirekisteri (kotisivujemme rekisteri, mistä kautta kuka tahansa voi halutessaan tilata cd-levyjämme tai muita vastaavia tuotteita).

Yhdistyksen facebookin postilaatikko, mihin kuka tahansa voi jättää yhteystietojaan esimerkiksi esiintymispyyntöjen nojalla.

Yhdistyksen jäsenrekisteri (yhteystietorekisteri) yhdistyksemme kotisivuilla sivustona sekä Excel-taulukkona.

Yhdistyksen jäseniä koskevat usein manuaalisesti pidettävät listat ja taulukot, joiden tarkoitus on kirjata ylös konsertteihin ja muihin tapahtumiin osallistuvien kuorolaisten nimet tai esiintymismatkoille lähtevien tiedot kuten lähtöpaikat jne.

Yhdistyksen jäsenrekisteri erillisessä ohjelmassa mm. jäsenmaksujen perimistä tai maksujen tilittämistä Mieskuorolle sekä Sulasoliin varten.

Kotisivujemme tekstien ja kuvien käyttöluparekisteri.

Muut manuaalisesti ylläpidettävät rekisterit, kuten sopimusrekisterit sekä vastaavat rekisterit.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi, kuoron jäsenten yhteystietojen ylläpito tms.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä kuoron omat jäsentiedot.

Tietoja säilytetään ainoastaan tarvittava aika. Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan rekisteristä tai vaihtoehtoisesti ne anonymisoidaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Saatuja tietoja voidaan tarvittaessa myös luovuttaa taiteelliselle johtajalle, sihteerille, puheenjohtajalle tai muille kuoron henkilöille tai tahoille, joita pyydetty tehtävä (esimerkiksi esiintymispyyntö) vaatii.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden toimihenkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).